Оглавление
1. Общие сведения о предприятии……3
2. Организационная структура предприятия5
3.Актуальность автоматизации функций ООО «Декоративные бумаги»…..…8
4. Структура Информационной системы…8
5. Информационная система ООО «Декоративные бумаги»….10
6. Анализ и выбор информационной системы для ООО «Декоративные бумаги»..12
Заключение…14

Работа № 4207. Это ОЗНАКОМИТЕЛЬНАЯ ВЕРСИЯ работы, цена оригинала 1000 рублей. Оформлен в программе Microsoft Word.

Оплата. Контакты

1. Общие сведения о предприятии

ООО «Декоративные бумаги» создано в соответствии с Федеральным законом 208-ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 г. и зарегистрировано в апреле 2010 года.
Адрес 192148 САНКТ-ПЕТЕРБУРГ улица СЕДОВА 24 3 ЛИТЕР А
ООО «Декоративные бумаги» является юридическим лицом имеет в собственности имущество учитываемое на его самостоятельном балансе может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права быть истцом и ответчиком в арбитражном и третейском судах. В своей деятельности руководствуется законодательством РФ а также собственным Уставом. ООО «Декоративные бумаги» участвует самостоятельно или совместно с другими юридическими и физическими лицами в других коммерческих и некоммерческих предприятиях на территории РФ и за ее пределами в соответствии с действующим законодательством РФ и законодательством соответствующего иностранного государства вправе открывать в установленном порядке банковские счета на территории РФ и за ее пределами.
Организационно-правовая форма предприятия – Общество с ограниченной ответственностью. Предприятие частной формы собственности. Среднесписочная численность кадров -10. Дата образования 15 апреля 2010 года.
В Уставе предприятия отражены основные виды деятельности мелкооптовая торговля строительными материалами в частности предприятие реализует мелкооптовые партии бумажной основы которая используется при производстве половых покрытий ламината мебельной плиты ДСП т.е. клиентами фирмы являются мебельные фабрики предприятия по производству ДСП.
Учредителями ООО «Декоративные бумаги» является являются 2 человека доля которых уставном капитале составляет 100.
ООО «Декоративные бумаги» имеет право
1. приобретать и арендовать основные и оборотные средства
2. осуществлять материально-техническое обеспечение
3. осуществлять все виды коммерческих сделок
4. планировать свою деятельность
5. использовать чистую прибыль
6. определять и использовать фонд оплаты труда
7. определять штатное расписание
8. устанавливать для своих работников дополнительные отпуска и сокращенный рабочий день и иные социальные льготы.
ООО «Декоративные бумаги» обязано
1. нести ответственность в соответствии с законодательством РФ за нарушение законодательства и иных правил хозяйствования
2. обеспечить своим работникам безопасные условия труда
3. осуществлять оперативный и бухгалтерский учет вести статистическую отчетность.
ООО «Декоративные бумаги» ведет бухгалтерский учет и представляет финансовую отчетность в порядке и в сроки определенные законодательством РФ. Результаты деятельности отражаются в документах составляющих бухгалтерскую отчетность а также в годовом отчете. Финансовый год начинается 1 января и заканчивается 31 декабря. Для проверки финансово-хозяйственной деятельности и подтверждения достоверности его годовой финансовой отчетности ООО «Декоративные бумаги» привлекает на договорной основе профессиональную аудиторскую организацию аудитора имеющую лицензию на осуществление такой деятельностью.
Генеральный директор ООО «Декоративные бумаги» Ерёмин Игорь Николаевич. Он координирует организовывает деятельность всего предприятия осуществляет контроль за работой предприятия в целом.
Заранее намеченный поиск партнера контрагента изучение рынка спроса и предложений на продукцию предприятия обеспечивает высокие цены на реализуемую продукцию ООО «ДЕКОРАТИВНЫЕ БУМАГИ» проводит рекламные кампании целью которых является привлечение новых клиентов. Для достижения этой цели используют несколько видов инструментов продвижения. Среди них реклама стимулирование сбыта.
Предприятие стремится удовлетворить существующий спрос не допустить уменьшения доли занимаемого им рынка вести свою деятельность с прибылью для себя. Предприятие заключает договора с поставщиками за пределами РФ на поставку крупнооптовых партий товара под заказ своих клиентов участвует в выставках с целью изучения предложения реализуемой предприятием продукции.
Таблица 1
Основные экономические показатели производственной деятельности ООО ДЕКОРАТИВНЫЕ БУМАГИ за 2013-2014 гг

Из данной таблицы хорошо видно компания успешно развивается т.к. наблюдается рост объема продаж и чистой прибыли предприятия в течение анализируемого периода.
Далее приводится структура затрат на реализацию товарной продукции
Таблица 2

2. Организационная структура предприятия

ООО «ДЕКОРАТИВНЫЕ БУМАГИ» имеет следующую организационную структуру.
Рис.1 Организационная структура предприятия
На предприятии действует строгое распределение ответственности и полномочий между руководителями. Директор компании Еремин Игорь Николаевич имеет опыт управления свыше 10 лет. Он самостоятельно принимает все наиболее важные для функционирования ООО «Декоративные бумаги» решения. При нем есть 2 зама коммерческий директор главный бухгалтер. Коммерческий директор имеет в подчинении трех менеджеров заведующего складом. Заведующий складом имеет в подчинении двух кладовщиков.
Управленческий уровень руководителей организации высокий. На предприятии действует строгое распределение ответственности и полномочий между руководителями.
Что касается степени мотивации то у работников предприятия она достаточна высокая. Работники получают оклад и премии за отлично выполненную работу.
В обязанности Коммерческого директора входят
— разработка коммерческой стратегии предприятия
— организация взаимодействия коммерческого и прочих блоков в компании
— определение эффективных каналов продаж
— оценка эффективности работы подразделения и внедрение мер по улучшению результатов
— оперативный контроль менеджеров по продажам
— организация обучения менеджеров
— работа с поставщиками компании
— организация руководства материально-техническим снабжением предприятия деятельностью по хранению транспортировке и сбыту продукции
— формирование ценовой политики и политики скидок
— координация маркетинговой активности
— проведение переговоров от имени предприятия с контрагентами предприятия по хозяйственным и финансовым сделкам заключение от имени предприятия хозяйственных и финансовых договоров обеспечение выполнения договорных обязательств.
— участие от имени предприятия в ярмарках торгах на биржах выставках по рекламе и реализации продукции
— обеспечение своевременной выплаты заработной платы работникам
— снижение затрат компании.
Главный бухгалтер
— несет ответственность и пользуется правами установленными законодательством РФ для главных бухгалтеров
— отвечает за осуществление ведения полноценного бухгалтерского и налогового учета
— осуществляет руководящие и контролирующие функции за правильностью оформления всех форм первичной документации систематизацией финансовой информации и предоставлением ее заинтересованным лицами в соответствии с их полномочиями правильностью оформления всех видов хозяйственных операций функционированием установленного порядка документооборота сохранением конфиденциальности секретной информации и ее защиты
— организует все виды работы по бухгалтерскому учету основываясь на современных и передовых методах бухгалтерского налогового хозяйственного и статистического учета
— обеспечивает соблюдение точных сроков по уплате всех видов сборов и налогов переводов платежей по всем принятым предприятием обязательствам контроль за расходованием ФОТ и правильностью расчетных операций при начислении заработной платы качественное точное и достоверное отражение на учетных счетах всех видов финансовых и хозяйственных операций разработку предложений направленных на повышение финансовой эффективности деятельности компании составление достоверной отчетности которая предоставляется в государственные органы статистики полную сохранность всех подучетных бухгалтерских документов
— выполняет организационные функции в вопросах информационного обеспечения всех видов управленческого учета в том числе по затратам на основное производство по калькуляции стоимости продукции товаров или предоставляемых предприятием услуг
— оказывает методическую помощь и консультационную поддержку персоналу предприятия по имеющимся вопросам бухгалтерского налогового или хозяйственного учета.
Кроме того на главном бухгалтере лежит также обязанность решения кадровых вопросов.
Основные финансово-экономические показатели свидетельствуют о стабильном состоянии предприятия и имеющемся потенциале. Как и у всякого предприятия у ООО «Декоративные бумаги» есть сильные и слабые стороны. В настоящий момент с марта 2015 года снизился объем закупок бумажной основы у зарубежных партнеров предприятия а также несколько снизился спрос на реализуемую предприятием товарную продукцию упал в связи с повышением рублевых цен на закупаемую у зарубежных партнеров предприятия бумажную основу но в первую очередь в связи с падением спроса на продукцию производимую покупателями компании однако руководство фирмы предпринимает усилия по сохранению имеющихся рабочих мест и сохранению и росту прибыли компании.
3.Актуальность автоматизации функций ООО «Декоративные бумаги»
Как видно из описанного раннее деятельность в ООО «Декоративные бумаги» состоит из ряда функций которые определяют бухгалтерский учет хозяйства. Учету подлежат трудовые учет персонала отработанного времени начисленной заработной платы финансовые учет расчетов с поставщиками и покупателями учет финансовых результатов и материальные учет материальных запасов в количественном и стоимостном выражении ресурсы производства. Отсутствие автоматизации учета задач по перечисленным направлениям приводит к неточному планированию трудоемкости отслеживания выполнения работ по договорам ошибкам в финансовых расчетах. Сложность бухгалтерского учета усиливающаяся необходимостью оперативного использования учетной информации требует его автоматизации.
Применение информационных систем будет способствовать более эффективному решению задач управления на основе оперативного предоставления всей полноты информации являющейся основой для принятия решений.
Автоматизация информационной системы – решение многих проблем поскольку обеспечивает автоматизированную подготовку и обработку информации для оптимизации экономической и финансовой деятельности.
Это позволит предприятию эффективно использовать трудовые и материальные ресурсы с целью получения максимальной прибыли с наименьшими затратами.
4. Структура информационной системы
В принципе любую систему управления можно представить как информационную систему с различными информационными потоками в виде документов распоряжений запросов обращающихся внутри организации исходящих или входящих из внешней среды.
На современных предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована существуют специальные программы позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт документооборот маркетинговые исследования проводить прогнозирование и стратегическое планирование а также многое другое.
Но кроме автоматизации актуальным остаётся вопрос о грамотном построении структуры информационной системы оптимизации информационных потоков отсеивания ненужной информации упрощения поиска и получения необходимой.
Наличие хорошо отлаженной автоматизированной информационной системы на предприятии значительно упрощает процесс управления предприятием. Она позволяет вовремя собрать отсортировать обработать необходимую информацию и принять верное решение.
Если рассматривать систему информации как сеть информационных потоков её можно условно разделить на три основные части финансовая информация маркетинговая и внутренняя информация.
Для каждой составляющей допустимы различные типы построения кото¬рые могут состыковываться друг с другом.
Финансовая информация.
Для построения системы финансовой информации необходима следующая информация
— для управления остаток средств на счетах кредиторская и дебиторская задолженности средства в товарных запасах финансовые показатели — оборачивае¬мость капитала ликвидности
— для определения реальной эффективности деятельности подразделений — отнесение затрат по месту их воз¬никновения.
Для управления часто важнее скорость устаревшие на неделю данные пусть и очень точные означают запаздывание управляющего воздейст¬вия на ту же неделю.
Эффективность использования финансовой информации значительно повышается если управление на ее основе рас¬пределено горизонтально между основными подразделения¬ми.
Маркетинговая информация.
Информация об участниках рынка — поставщиках покупателях и конкурентах используется предприятием всегда. Наиболее вос-требованной является информация о конкурентах и поставщи¬ках цены и условия поставки. Реже всего собирается и анали¬зируется информация о покупателях.
Полная система маркетинговой информации включает в се¬бя сведения о предприятии микросреде собственно рынке макросреде экономике культуре политике ресурсах технологии в областях интересующих предприятие.
Построение стратегий в большой степени осно¬вано на предпочтениях конечных потребителей но тактические цели могут быть достигнуты через постоянную реализацию. Она в свою очередь зависит от предпочтений тех кто платит деньги.
Существуют три типа построения информационной системы вертикальная горизонтальная централизованная.
Выбор той или иной системы предприятием определяется спецификой последнего. Для предприятия с ограниченными ресурсами ориентированного на работу с одним и тем же сег¬ментом рынка достаточна вертикальная информационная си¬стема. Если персонал предприятия образует сплоченную ко¬манду может быть достаточно эффективна горизонтальная си¬стема. Централизованная система необходима предприятию увеличивающему долю рынка применяющему диверсифика¬цию или другую стратегию интенсивного развития.
Построение информа¬ционной системы в наибольшей степени есть функция маркетинга и при отсутствии последней на предприятии должно выполняться руководством предприятия.
Внутренняя информация.
Наиболее важны такие аспекты внутренней информации как адекватное доведение до каждого работника предприятия стратегических и тактических задач и решений руководства и доведение до руко¬водства соответствующих уровней претензий и предложений по совершенствованию технологий взаимодействия структур.
Прохождение информации вниз удобно организовать че¬рез проведение регулярных совещаний и оперативок на уровне руководителей подразделений и в подразделениях. На оперативках формулируются задания для персонала разъяс¬няется какие именно проблемы будут решаться и почему именно этим способом. Дополнительную пользу могут принести предложения работников по более эффективному решению поставленных проблем.
Прохождение информации вверх по сути — обратная связь позволяет выявлять возникающие проблемы в функционировании предприятия на ранней стадии и соответственно эффективно решать их. Частично обратную связь обеспечива¬ют оперативки и совещания на которых персоналом выска¬зываются предложения.
Решения по предложениям персонала должны принимать¬ся на соответствующих уровнях то есть если менеджер компетен¬тен в вопросе агента ему необходимо самостоятельно принять решение по вопросу если проблема выявлена на уровне взаи¬модействия подразделений решение по ней принимается ру¬ководителями подразделений
4. Информационные ресурсы ООО «Декоративные бумаги»
Информационно-коммуникационные ресурсы ООО «Декоративные бумаги» включают 7 персональных компьютеров HP Pro-3520 моноблок 1 сервер 2 многофункциональных устройства 6 принтеров 2 Wi-Fi роутера 2 стационарных телефона 1 факс.
Оборудование предприятия с возложенными на него задачами справляется вполне успешно.
Используемые персональные компьютеры имеют следующую конфигурацию системы
• Центральный процессор Intel® Core™ i3-3220 с графической картой Intel HD Graphics 2500 330 ГГц 3 МБ кэш-памяти 2 ядра
• Оперативная память 8 Гб 1600 МГц DDR3 SDRAM
• Внутренний диск 1 Тб
• Дисплей широкоэкранный ЖК-дисплей на основе TN-матрицы с диагональю 508 см 20 дюймов и белой светодиодной подсветкой собственное разрешение — 1600 × 900 встроенный микропроцессор веб-камера 720p HD для работы в условиях даже слабого освещения с двойной микрофонной решеткой
На всех компьютерах установлен стандартный пакет программного обеспечения
• Операционная система Windows 8.0 Pro 64-разрядная
FreeDOS
• Пакет MS Office 2013
• Kaspersky Internet Security 2013
• Google Chrome
• Skype.
С учетом специфики деятельности персональные компьютеры имеют следующие специализированные программные продукты
• 1СПредприятие
• Клиент-Сбербанк
• Консультант Плюс
Для автоматизации бухгалтерского учета в ООО «Декоративные бумаги» используется программа 1С Предприятие 8.3 с помощью которой реализуется учет основных средств оборотных средств и учет нематериальных активов складской учет а так же учет банковских и кассовых операций для обслуживания и обновления данной компьютерной программы заключен Договор с компанией КОМПАС официальный партнером фирмы « 1С » в Санкт-Петербурге.
ООО «Декоративные бумаги» имеет банковский счет в Сбербанке и использует программу «Клиент-Сбербанк» которая позволяет без необходимости посещения офиса Банка в любое удобное время получать текущую информацию о состоянии счета и совершать банковские операции по счету. Программа «Клиент-Сбербанк» используется для осуществления расчетов покупателями и другими юридическими лицами а также перечисление заработной платы на банковские карты работникам кроме того для расчетов с поставщиками предприятие имеет банковский валютный счет в «Райффайзен-банк».
Для помощи главному бухгалтеру с целью поиска и анализа нормативно-правовых документов необходимых в процессе производства используется справочно-правовая система «Консультант Плюс». В программе содержатся федеральные законы приказы и инструкции министерства финансов РФ. Один раз в квартал данная программа обновляется и пополняется новыми нормативно-правовыми документами.
Компьютеры ООО «Декоративные бумаги» объединены в компьютерную сеть типа «звезда» включающая компьютер директора организации главного бухгалтера менеджеров по продажам заведующего складами.
Существует неограниченный доступ в Internet. У каждого сотрудника свой персональный компьютер. Поиск поставщиков и покупателей ведётся через всемирную компьютерную сеть Internet. Связь с ними осуществляется частично также через Internet частично с использованием обычных средств связи почта телефон факс.
Маркетинговая информация данные о клиентах и о поставщиках сведения о продукции и об её движении сроки и размер поставок и закупок запросы клиентов условия продавцов а также другие сведения о товаре ходе продаж и закупок. Именно эта составляющая информационного потока наиболее значительна по своему объёму и является основной при осуществлении деятельности данного предприятия.
Финансовая информация сведения о финансовом состоянии предприятия оплате счетов поставщиков поступлении денег от покупателей баланс на банковских счетах и другие сведения о движении денежных средств фирмы.
Внутренняя информация внутренние документы фирмы такие как распоряжения указания директивы. В связи с малыми размерами предприятия объём данной информации незначителен и в принципе им можно было бы пренебречь.
6. АНАЛИЗ и выбор информационной системы для ООО «Декоративные бумаги»
Рассмотрим и проанализируем несколько возможных вариантов построения компьютерной информационной системы с целью обоснования выбора ИС существующей в ООО «Декоративные бумаги»..
В первом варианте доступ в Internet следовательно и доступ к маркетинговой информации имеет только Генеральный директор. Таким образом именно он осуществляет основную работу с ней. Связь его с бухгалтером то есть доступ к финансовой информации проходит через Коммерческого директора. Внутренняя информация двигается вертикально.
Рис.2 Информационная модель 1
Во втором варианте Генеральный директор связан напрямую как с коммерческим директором так и с бухгалтером. Он также имеет доступ в Internet. Это означает что он имеет прямой доступ к любой маркетинговой внутренней или финансовой информации.
Рис.3 Информационная модель 2
При третьем варианте схема взаимосвязи между работниками фирмы повторяет второй вариант но доступ в Internet есть только у Коммерческого директора.
Рис.4 Информационная модель 3
В четвёртом варианте все компьютеры соединены между собой. Выход в Internet есть и у Генерального и у Коммерческого директоров и у Главного бухгалтера и у менеджеров по продажам завскладом т.е. мы имеем сеть типа «звезда» как в ООО «Декоративные бумаги».
Рис.5 Информационная модель 4
Сравнивая между собой данные варианты следует отметить что в первом из них основную работу с маркетинговой информацией проводит Генеральный директор. В то же время его доступ к финансовой информации ограничен так как происходит не напрямую а через Коммерческого директора. Таким образом у данной системы имеются следующие недостатки
1. чрезмерная загруженность Генерального директора поскольку ему приходится вести самому работу по обоим видам деятельности фирмы
2. недостаточная самостоятельность Коммерческого директора и недостаток у него маркетинговой информации
3. усложнение прохода финансовой информации от бухгалтерии к непосредственному руководителю фирмы.
Подобное построение системы имело бы смысл если бы Генеральный директор мог самостоятельно вести все дела. Но тогда пост Коммерческого директора не нужен.
При втором варианте Коммерческий директор не только не имеет достаточной маркетинговой информации но и финансовой также. Здесь как и в первом варианте его пост не функционален и может быть легко устранён без потерь для функционирования предприятия.
В третьей системе Коммерческий директор сосредотачивает на себе всю работу с маркетинговой информацией а Генеральный – с финансовой. Такая структура вполне приемлема если объёмы торгового оборота позволяют одному человеку вести два направления деятельности. Если же он один не справится то встанет вопрос о расширении штата работников.
В четвёртом варианте и генеральный и коммерческий директора имеют прямой доступ к любой информации а главный бухгалтер в свою очередь имеет оперативный доступ ко всем обновлениям в сфере ведения бухгалтерского и налогового учета что даёт им возможность разделить сферы деятельности и каждому сосредоточиться на одном виде деятельности но при этом имея в случае необходимости возможность подменить друг друга.
Из сравнения видно что наиболее оптимальным вариантом информационной системы является четвёртый вариант. Здесь наиболее оптимально расположены информационные потоки что позволяет рационально вести деятельность фирмы именно такой вариант и работает в ООО «Декоративные бумаги» что позволяет ее руководителям обеспечить рациональное использование труда каждого из руководителей фирмы.
Заключение
Я проходила практику в ООО «Декоративные бумаги» с 1 по 14 июня 2015 года.
За время практики я познакомилась с организационной и информационной структурой предприятия познакомилась с нормативными документами с Уставом предприятия изучила функциональные обязанности руководителей главного бухгалтера и рядовых работников предприятия с правилами оформления технической документации первичных бухгалтерских документов также я участвовала в заведении информации первичных бухгалтерских документов в компьютерной программе 1С познакомилась с работой данной программы изучила информационную структуру предприятия.
В отчете приведены сведения об организационной структуре ООО «Декоративные бумаги» о торговой деятельности предприятия за 2013-2014 гг проведен сравнительный анализ информационных моделей информационных систем для небольших предприятий каковым является ООО «Декоративные бумаги» и дано обоснование целесообразности используемой модели информационной системы.